Også arbeidssøkere har personvern!

"At du får greie på at ektemannen i nabohuset har kjøpt en kostbar minkpels i størrelse small, er ikke en personopplysning. Men det blir det raskt dersom du fra før vet at hans frue ville ha brukt medium."


Alt du har postet i sosiale medier i en totalrapport - er det greit?

Jeg skrev i går om en bacheloravhandling fra Markedshøyskolen som nylig avdekket at det er svært vanlig at rekrutteringsbyråene "screener" jobbsøkeres liv og opptreden i sosiale medier og på internett. 

Både familiestatus på Facebook og politiske ytringer på "shady-nettforum" ble nevnt som konkrete eksempler på hva rekrutteringsbyråenes reseachere fant nyttig å kartlegge. Kanskje noe å tenke på neste gang du poster en saftig melding i kommentarfeltet. 

Men er det så "nøye" om rekrutteringsbyråene innhenter slik informasjon som allerede er offentlig tilgjengelig på nettet? Svaret avhenger av hvem du spør, men det er ingen tvil om at rekrutteringsbyråenes praksis reiser betydelige problemstillinger knyttet til vern av privatliv og generelt personvern.

Tidligere leder av Datatilsynet gjennom mange år, Georg Apenes, hadde i sin tid et eksempel han gjerne fremførte for å illustrere forskjellen på personopplysninger og andre opplysninger. Det gjengis her fritt etter hukommelsen: 

At du får greie på at ektemannen i nabohuset har kjøpt en kostbar minkpels i størrelse small, er ikke en personopplysning. Men det blir det raskt dersom du fra før vet at hans frue ville ha brukt medium

Eksempelet illustrerer betydningen av sammenstilling av informasjon, - for da kan 1+1 raskt bli 3 eller mer. 


Bacheloravhandlingen viser at rekrutteringsbyråene ”screener” jobbsøkeres profil på sosiale medier. Da avhandlingen ble omtalt i DN 4. august uttalte et av rekrutteringsbyråene at kundene (altså de potensielle arbeidsgiverne) satte pris på en "totalrapport" om hva man hadde funnet på nettet om jobbsøkerne. Rekrutteringsbyråene sammenstiller dermed trolig store mengder personopplysninger.


Thorkil Howlid Aschehoug - senioradvokat i Grette

Det er videre grunn til å anta at slike "totalrapporter" lages i et elektronisk format. - Hvor mange får tilgang til disse rapportene? Flyter de rundt som vedlegg i mailutvekslinger både hos rekrutteringsbyråene og arbeidsgiverne? Og hva skjer med ”totalrapporten” når oppdraget er avsluttet og stillingen er besatt? Slettes "totalrapporten" både hos rekrutteringsbyrået og hos arbeidsgiveren - eller praktiserer man "gjenbruk" og lagring over tid? 

Personopplysningsloven stiller krav til både lagringstid, og internkontroll knyttet blant annet til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Studentavhandlingen kan tyde på at rekrutteringsbyråene her har en jobb å gjøre: Ingen av de intervjuede byråene hadde retningslinjer for bruk av sosiale medier som informasjonskilde!

Studentavhandlingen reiser også spørsmålet om den som tilfeldigvis fant å søke på stillingen har samtykket til innhenting, og ikke minst samtykket til sammenstillingen, av slik informasjon. Etter personopplysningsloven er samtykke et absolutt vilkår for sensitive personopplysninger, og kan også være det for alminnelige personopplysninger. 

I følge avhandlingen svarte imidlertid samtlige av de intervjuede rekrutteringsbyråene at de ”aldri eller bare svært sjelden ” informerer jobbsøkerne om at de screener deres liv på sosiale medier.

Å behandle personopplysninger krever også melding til Datatilsynet. Er det snakk om sensitive personopplysninger (f.eks. informasjon om jobbsøkernes politiske syn) kreves også konsesjon fra tilsynet. 

Basert på funnene i den ferske studentavhandlingen er det all grunn for arbeidsgivere til heretter å etterspørre dokumentasjon for at rekrutteringsbyråene overholder sine forpliktelser etter personopplysningsloven.

Din oppførsel i sosiale medier kan bli en del av jobbsøknaden

Har du lurt på hva som var avgjørende da du ikke ble tilbudt den siste stillingen du søkte? Det kan ha vært det som kommer opp på side 13 i google-søket på navnet ditt. Trodde du rekrutteringsbyråene ikke gikk så grundig til verks? I følge en fersk bacheloravhandling er det grunn til å tro at de nettopp er så grundige. 


Thorkil Howlid Aschehoug - senioradvokat i Grette

Under veiledning av den tidligere hodejegeren Elin Ørjasæter har to bachelorstudenter ved Markedshøyskolen i Oslo dybdeintervjuet seks rekrutteringsbyråer om deres bruk av sosiale medier når de sjekker potensielle kandidater til sine kunder. Studentenes konklusjon er at det er svært vanlig å sjekke kandidaters profiler og opptreden i ulike sosiale medier. 

Flere av de intervjuede rekrutteringsbyråene bekreftet at de for eksempel ofte bruker sosiale medier for å undersøke kandidaters familiestatus. Her strekker gjerne ikke LinkedIn til som informasjonskilde. Én kandidat ble for eksempel derfor uaktuell da man oppdaget på Facebook at vedkommende hadde barn. 

Men også dine meninger i kommentarfelt og blogginnlegg kan komme til å diskvalifisere deg. I bacheloravhandlingen bekrefter et av de intervjuede rekrutteringsbyråene at de ser etter kandidaters politiske ytringer på sosiale medier og vurderer ut i fra det om kandidaten ville passe inn. Én kandidat ble funnet uaktuell etter at man avdekket hans debattinnlegg på et "shady-nettforum" (uttrykket er hentet fra intervjuundersøkelsen).

Inntrykket man får gjennom å lese bacheloravhandlingen er at rekrutteringsbyråene i økende grad ”screener” (også et uttrykk fra intervju-undersøkelsen) jobbsøkernes spor og liv i sosiale medier. Rekrutteringsbyråene, - og arbeidsgiverne, kan dermed få tilgang til informasjon om for eksempel kandidaters planer om barn, hvordan de stiller seg til politiske eller religiøse spørsmål, eller jobbsøkernes seksuelle orientering. 

Denne type informasjon er det etter arbeidsmiljøloven og diskrimineringslovgivningen som hovedregel ulovlig å stille kandidaten spørsmål om på intervju. Lovforbudet er begrunnet med at slik informasjon som den store hovedregel ikke er relevant for stillingen, og da bør den heller ikke kunne innhentes. Forbudet mot å innhente slik informasjon må også omfatte informasjonssøk i sosiale medier og internett. 

At slik informasjonsinnhenting likevel har skjedd, vil imidlertid være nærmest umulig å bevise for den enkelte jobbsøker. I følge bacheloravhandlingen hadde fem av de seks rekrutteringsbyråene ”svært sjeldent eller aldri" opplyst jobbsøkerne om at de sjekket profilene deres på sosiale medier eller internett.

Når din oppførsel i sosiale medier blir en del av jobbsøknaden din

Det er ikke vanskelig å forstå at en arbeidsgiver ønsker å få vite så mye som mulig om den personen man ansetter. Og når "så mye som mulig" bare er et tastetrykk unna, er det menneskelig at man faller for fristelsen. Mindre unnskyldelig er det imidlertid at rekrutteringsbyråene som den profesjonelle tjenesteytende part, ikke besinner seg på dette området. 

Rekrutteringsbyråenes praksis burde også bekymre deres kunder, - arbeidsgiverne. For i sin iver etter å kartlegge jobbsøkerne kan rekrutteringsbyråene komme til å gjøre sine kunder en bjørnetjeneste. I verste fall kan arbeidsgiver bli holdt ansvarlig for å ha tatt initiativ til å innhente informasjon på ulovlig måte. Arbeidsgiver kan deretter bli møtt med erstatningskrav.

Løsningen for arbeidsgivere som ønsker å holde overholde lovverket på dette området, er derfor å gjøre det klart overfor rekrutteringsbyråene at også deres informasjonsinnhenting skal foregå på riktig side av loven. 

Del 2: Også arbeidssøkere har personvern!

Endringer i ferieloven fra 1. juli 2014

Fra og med 1. juli 2014, trer endringer i ferieloven i kraft. Behovet for endringer bygger primært på at det er skjedd endringer i EU-retten som gjør det nødvendig etter EØS-avtalen å endre norsk lovgivning. Endringene dreier seg hovedsakelig om en utvidelse av arbeidstakers rett til å utsette og overføre ferie i forbindelse med sykdom, samt at dagens mulighet til å velge økonomisk kompensasjon fremfor senere ferieavvikling i forbindelse med sykdom eller foreldrepermisjon oppheves.



Fra og med 1. juli 2014, trer endringer i ferieloven i kraft.

Utsettelse av ferie grunnet sykdom

Etter nåværende ferielovs § 9, kan en arbeidstaker som blir helt arbeidsufør før ferien starter, kreve ferien utsatt til senere i ferieåret. For arbeidsuførhet som oppstår etter at ferien er påbegynt, kan arbeidstaker kreve tilsvarende feriedager utsatt først etter seks virkedagers arbeidsuførhet.


Ferielovens § 9 vil bli endret slik at arbeidstaker ved arbeidsuførhet som oppstår i ferien, kan kreve feriedagene utsatt allerede fra første virkedag, ikke sjette som i nåværende bestemmelse. Endringen vil i større grad fremme ferielovens formål om restitusjon og hvile for arbeidstaker.


Endringene gjelder lovbestemt ferie etter ferielovens § 5, som er henholdsvis 25 virkedager hvert ferieår, samt seks ekstra virkedager ferie for arbeidstakere over 60 år.


Det foretas ingen endringer i kravet til dokumentasjon av arbeidsuførheten. Det er tilstrekkelig med norsk eller utenlandsk legeerklæring.



Utbetaling av feriepenger for ferie som ikke er avviklet og overføring av ferie

Etter nåværende ferielov kan arbeidstaker få utbetalt feriepenger for ferie som ikke er avviklet eller overført til det påfølgende ferieår grunnet arbeidsuførhet eller foreldrepermisjon. Endringene medfører at bestemmelsene om dette oppheves, og at det følgelig ikke lenger er adgang til en slik ordning. Ferien må tas ut i feriedager, ikke penger.


Etter nåværende ferielov kan arbeidstaker kreve overført til det påfølgende ferieår inntil 12 virkedager ferie for ferie som ikke er avviklet grunnet arbeidsuførhet. Endringene medfører at bestemmelsen om 12 virkedager oppheves slik at all lovbestemt ferie som ikke er avviklet i løpet av ferieåret må overføres til påfølgende ferieår. Det følger av stortingsproposisjonen at dette også gjelder i de tilfeller hvor arbeidstaker har vært syk over flere år og har mye ferie til gode.


Ferielovens § 11 tredje ledd som omhandler utbetaling av feriepenger ved arbeidsforholdets opphør vil ikke bli endret.




Jeg vil ha fleksitid!

Mange har lenge spådd bortfallet av 8-16-arbeidsdagen slik vi kjenner den. Takket være internett og mobilteknologi kan vi nå jobbe hvor og når vi vil. Hvorfor er det så mange mennesker og bedrifter som fortsatt tviholder på de tradisjonelle arbeidstimene, eller kanskje mer sannsynlig en utvidet versjon av dem?

Realiteten er at mens fleksible arbeidsordninger har blitt mer populære, så har få bedrifter en offisiell politikk rundt dette. Og enda færre ledere er åpne for, eller utstyrt for å håndtere ansatte med alternative arbeidstidsplaner. Men dette betyr ikke at du skal gi opp ideen om fleksibel arbeidstid. Det betyr bare at du må jobbe hardere for å legge frem gode argumenter og foreslå en plan for fleksibel arbeidstid som fungerer for deg, sjefen din og bedriften du jobber i.


Forskning viser at produktiviteten øker med fleksitid

Før du foreslår fleksibel arbeidstid og kanskje også arbeidssted, bør du være oppmerksom på at du raskt møter tanker og ideer basert på gamle tradisjoner og vaner. Tradisjonelt har ledere vært motvillige til å la folk arbeide utenfor det fysiske arbeidsstedet og utenfor den normale arbeidstiden på grunn av mangel på tillit. Selv sjefer som i stor grad stoler på sine ansatte er bekymret for at produktiviteten vil avta.


Fleksitid skal være enkelt! To trykk på mobilen. Inn og ut. Ikke noe mer. Null stress!

Likevel er det nå flere ledere og organisasjoner som ser fordelene av å innføre ikke-tradisjonelle arbeidsordninger.

Forskning fra Lotte Bailyn, professor i ledelse og medforfatter av “Beyond Work-Family Balance: Advancing Gender Equity and Workplace Performance” har vist at når folk får den fleksibiliteten de trenger, så oppnår de målene raskere, de er sjeldnere borte grunnet sykefravær, og arbeidsmoralen styrkes.

I denne forbindelse vil tidBANK gi deg en bærekraftig grunnmur for å ivareta reglene som kreves rundt, og samtidig hjelpe deg med å synliggjøre innsatsen du legger inn på jobb – uansett hvor du måtte være!

Ved å fokusere på og argumentere for disse positive sidene bør veien til en fleksibel arbeidsordning bli kortere.


Hva ønsker du å oppnå?

Det første trinnet er å finne ut hva du ønsker å oppnå. Er målet ditt å tilbringe mer tid med familien? Redusere mengden av tiden du bruker på kontoret? Reisetid? En studiedag i uken uten å måtte endre stillingsbrøk? Eller ønsker du, ved å stå friere til å velge arbeidstid og sted, å fjerne distraksjoner slik at du i større grad er i stand til å fokusere på viktige prosjekter?
Når du er klar med målet ditt, bør du tenke over personlige faktorer som kan påvirke arbeidsformen: Drømmer du kanskje om en komprimert arbeidsuke, redusert arbeidstid, jobbe hjemmefra, fri en måned for å drive med andre ting, eller kanskje noe så enkelt som å skru av smarttelefonen din på kveldene? Vurder om du fortsatt kan gjøre jobben din like effektivt, disse faktorene tatt med i betraktningen. -Sett både fra egne og bedriftens øyne.

Selvfølgelig er ikke alle oppgaver egnet for fleksibilitet. Før du lager et forslag, bør du derfor også vurdere om effekten av endringene du legger frem på noen måte vil påvirke en kanskje mer overordnet og/eller langsiktig plan sjefen din eller bedriften har for avdelingen og dine prestasjoner.

Deretter bør du også undersøke hva slags politikk bedriften du jobber i har hva angår fleksibilitet og om denne på noen måte skaper presedens. Det er ikke alltid nødvendig å tråkke opp en ny sti. Men om bedriften ikke har noen formelle retningslinjer, og du virkelig ønsker større grad av fleksibilitet, så kan det altså være smart å komme opp med et forslag selv.


Du bør legge frem forslaget ditt som et eksperiment

Mange ledere vil være nølende spesielt hvis organisasjonen ikke har etablerte retningslinjer. Du kan dempe frykten for noe nytt ved å legge frem forslaget ditt som et eksperiment i en prøveperiode. På den måten trenger ingen å bekymre seg for å gå inn i noe som man ikke helt kjenner konsekvensene av, og som kan være vanskelig å reversere.
Han eller hun må riktignok være i stand til å se den nye måten å arbeide på, men etter vår erfaring vil det raskt vise seg at effektiviteten øker og at det er det som skal til for å få aksept på mer permanent basis.

I boken “Total Leadership: Be a Better Leader, Have a Richer Life” snakkes det om ni forskjellige typer eksperimenter - alt fra å jobbe hjemmefra til å delegere. Dette kan du bruke i arbeidet med å introdusere fleksibilitet i arbeidslivet ditt. Det kanskje viktigste er å foreslå en returmulighet for deg og sjefen din. Forklar at du er villig til å prøve en annen ordning eller gå tilbake til slik det var, dersom eksperimentet ikke fungerer. Det viser seg at de aller fleste slike eksperimenter fungerer veldig bra, så med mindre du har andre hensikter, er dette alltid en fornuftig tilnærming.


Be om innspill og støtte i avdelingen

Forskning viser at fleksibilitet fungerer best når det gjøres kollektivt. Det kan med andre ord være fornuftig å huske at flere enn deg vil påvirkes av en slik ordning, og ikke minst at det kan være flere som ønsker samme løsning. Forklar derfor hva du ønsker å oppnå, og be om innspill fra avdelingen og eventuelt teamet du måtte jobbe i.

Husk å involvere kolleger i arbeidet med å innføre fleksitid

Kanskje er det andre som har behov for fleksibilitet, men til andre tider enn deg? Kan det tenkes at dere med større grad av fleksibilitet lettere kan utfylle hverandre i “normalarbeidstiden” og at det vil være positivt for alle de tre partene?

Engasjer dem aller helst i planleggingsfasen, og sørg for at sjefen er kjent med at forslaget ditt også inneholder dine kollegers innspill.

Involvering kan avverge en annen bekymring sjefer ofte har. Nemlig at alle vil komme løpende og ønske den samme ordningen, dersom de gir en person ønsket fleksibilitet. Dette er ofte en ubegrunnet frykt, for i de fleste tilfeller vil økt grad av fleksibilitet også øke effektiviteten totalt sett. Det er en utvikling de fleste ledere bør være positive til. Samtidig skal man ikke glemme at en del faktisk foretrekker en mer tradisjonell arbeidsordning. En god fleksitidsordning og et godt system som tidBANK vil på alle måter støtte alle interesser, slik at det ene ikke utelukker det andre.


Fremhev fordelene for bedriften

Forslaget ditt bør understreke de organisatoriske fordelene i minst like stor grad som de personlige. Dette sklir litt inn i hverandre da forskning viser at de personlige fordelene kommer bedriften til gode. Fokuset bør altså ikke handle utelukkende om deg eller din familie, men i stedet peke på et klart mål om å forbedre dine egne prestasjoner. Vis samtidig at du har vurdert selskapets behov, at den nye planen ikke vil være forstyrrende, og at den faktisk vil ha positive fordeler, som å forbedre produktiviteten.


Evaluer og foreta justeringer

Når eksperimentet har vært på plass i noen måneder er det tid for å evaluere. Har du nådd målene i planen din? Har det skapt problemer for noen? Har det forbedret eller gått utover samarbeid med kolleger og sosialt engasjement? Diskuter åpent med sjefen din, vær ærlig med deg selv om omgivelsene og tydelig på det som eventuelt ikke fungerte så bra. Vær forberedt på å foreslå justeringer.

Evaluer og diskuter rammene rundt fleksitid

Ta gjerne kontakt med oss dersom du trenger noen å diskutere fleksitid og fleksible arbeidsordninger med. Enten du representerer deg selv, en avdeling eller en bedrift.

Vi har lang erfaring, både med å tolke ønsker, eksisterende ordninger og å hjelpe bedrifter med å komme i gang med fleksitid.

Og sist men ikke minst har vi systemet som gjør administrasjonen av fleksible arbeidsordninger til en lek!




Ingen tid å miste - bli en mer produktiv og fornøyd arbeidstager med fleksitid!

Tips til fleksible arbeidsordninger

Fleksibel arbeidstid handler om å være oppmerksom på det arbeidet du har å gjøre, på det rette tidspunktet (det være seg den neste oppgaven eller de tingene du trenger for å få gjort i dag) og velge det mest passende stedet for dette arbeidet.

For eksempel bør du velge å være på kontoret for å kommunisere med og være sosial med kollegene dine, besøke dine kunder for å arbeide tettere med dem, eller ta en tur på biblioteket eller lignende sted som bidrar til dype tanker når du virkelig trenger å fokusere og konsentrere deg. Tenk på arbeid som en aktivitet i stedet for et bestemt sted, og du er allerede halvveis!


Kjenn fordelene ved å kunne tilpasse arbeidsstedet

70 % av britiske kontorarbeidere føler seg mer produktive når de jobber et annet sted enn på kontoret, 38 % sier de er mer kreative når de er ut av kontoret og 90 % sier fleksibel arbeidstid ikke påvirker deres evne til å samarbeide med kollegene.


Vær tydelig 

De største utfordringene ligger hos enkeltpersoner. Fleksibel arbeidstid er et bredt og sammensatt tema, og å få folk til å forstå det (både ansatte og arbeidsgivere) kan være vanskelig. Hvis du har brukt de siste fem, ti eller femten år av livet på å daglig komme til samme sted til samme tid, så kan det å plutselig finne deg selv i en situasjon der du har et valg virke litt skremmende.

Trikset synes, for bedriften, å være veldig tydelig på årsakene til at man ønsker endringer til en mer fleksibel arbeidstid, men også tydelig på grensene. Det kan være til god hjelp for alle som skal tilpasse seg den nye måten å jobbe på.


En modell passer ikke for alle

Det er all grunn til å anta at en modell ikke passer alle, men at det er behov for en heterogen tilnærming. På samme måte som det koker ned til hvordan hver enkelt kan være mest effektiv, er det viktig å legge føringer for når det er ok å jobbe og ikke, når det er forventet at man er tilgjengelig og ikke, og så videre.


Fleksibel arbeidstid øker produktiviteten

Sørg for å engasjere de som bestemmer tidlig i prosessen med fleksitid

Allerede for åtte år siden gjorde man i firmaet Intel en undersøkelse som viste at ved å tillate ansatte å jobbe mer fleksibelt, gi dem de rette verktøyene og de rette mulighetene og rettighetene, så gikk produktiviteten opp med mer enn 16% per uke. Et slikt globalt selskap stopper ikke opp ved endt arbeidsdag. De ansatte fortsetter å svare kolleger på andre siden av kloden når de går hjem, med den følge at prosjekter kommer i mål raskere. Men viktigst av alt har tilbakemeldingene vist at de ansatte ser det som et flott sted å jobbe, fordi arbeidsformen tillater de ansatte å ta fri i løpet av dagen dersom det skulle være behov for det, og de trenger ikke kjøre til kontoret sent på natten for å fullføre det man forlot tidligere på dagen.


En fleksibel infrastruktur hjelper

Ulike ansatte og deres spesifikke grupper kan ha svært forskjellige krav. Enkelte kan ha arbeidsoppgaver som krever høy grad av sikkerhet når det kommer til datasystemer og lignende, mens andre har oppgaver som krever mindre sikkerhet. Legger man det til grunn og tilpasser infrastrukturen deretter, er det lettere å skreddersy flere modeller som muliggjør fleksibilitet, enn å skjære alle over en kam.


Kjenn utfordringene du sannsynligvis kommer til å møte

Utfordringene du vil møte er ofte mer relatert til HR- og juridiske problemstillinger, enn teknikk og sikkerhet. Sørg for at du engasjerer dem som påvirker disse faktorene tidlig i prosessen.

Kommunikasjon løser alle problemer

Når man ikke er tilstede på kontoret, kan man lett ende opp med å få gjengitt deler av en samtale eller bare få høre en side av en historie. Ved den minste mistanke om at en sak har flere nyanser, vil en telefon- eller videosamtale alltid fungere bedre enn å kommunisere på epost.
Epost er i mange sammenhenger et nyttig kommunikasjonsverktøy, men det fører ofte til misforståelser. Det finnes utallige løsninger som er langt bedre når en avdeling eller et team skal kommunisere og ikke alle fysisk er samlet på samme sted. En avdelings- eller teamleder har foruten interne konferanseløsninger mange muligheter. Eksempelvis vil en ukentlig gruppesamtale på Skype eller hangout på Google+ med teamet, og et møte en-til-en med hvert medlem en gang i uken, fungere langt bedre enn sporadisk kontakt via epost. Det er også viktig at leder kommuniserer at “døren” står åpen slik at gruppen ikke vegrer seg for å stille spørsmål eller snakke gjennom ting. Dette er enda viktigere når man ikke er geografisk samlet på et sted.


Ansvarliggjøring og etterrettelighet

Med avstand øker også behovet for å sette enda klarere mål og rapporteringsformer. Er målene klare og rapporteringsformen tydelig og gjennomsiktig, er det lett for både leder og avdeling/team å følge med og se hva som er gjort og hva man har oppnådd. Noen vil straks tenke overvåkning, men i bunn og grunn er de fleste skrudd sammen på en slik måte at det er tilfredsstillende og motiverende å få vist andre hva man har oppnådd, samt å se det selv.


Tilbakemeldinger

Hver uke bør man ha en oppsummering som raskt gjennomgår hva som er gjort, hva alle jobber med og prioriteringer for kommende uke. Det gir folk på tvers av selskapet en klar idé om hva alle gjør. I større bedrifter er det naturlig å skalere dette ned til avdelinger/seksjoner, mens det i mindre selskaper kan være svært nyttig å ta det i plenum med alle til stede.


Tilstedestatus og lynmeldingstjenester

Muligheten for å raskt kunne se hvem som er tilgjengelig og eventuelt når de regner med å komme tilbake, er svært hensiktsmessig. De fleste lynmeldingstjenester viser hvem som er på plass, tilgjengelig for en rask prat eller om de er opptatt. Ulempen er at disse tjenesten raskt åpner for mer kommunikasjon enn mange ønsker, så her gjelder det å definere klare regler i firmaet og kanskje også for ens egen del. Brukere av tidBANK har muligheten til å sjekke tilstedestatus der. Denne integrerer tre viktige elementer: 1) Er man på jobb, 2) Har man et møte (hentes fra Exchange-kalender) og 3) er man ikke fysisk tilstede på kontoret, men likevel tilgjengelig. Her vises også når brukeren selv har angitt at han/hun forventer å komme tilbake. En rask titt på teamet/avdelingen eller vedkommende man forsøker å komme i kontakt med, kan spare en for både tid og irritasjon. Sjekker man dette før man tar opp telefonen eller sender eposten man i utgangspunktet forventer å få svar på, blir man ikke møtt av en kollega som ikke er spesielt interessert i å diskutere jobb, vedkommendes telefonsvarer eller skuffet over uvanlig treg tilbakemelding på eposten man sendte. Det kan spare både deg og mottaker for mye irritasjon og være sunt for samarbeidsklimaet.


Lytt til behovene til de ansatte

Mangel på fellesskap og en følelse av isolasjon kan bli resultatet hvis en avdeling eller team går for lenge uten samhandling. En god blanding av kontorbasert arbeid, hjemmearbeid og jobbing mens du reiser er løsningen. Men du bør overveie balansen nøye i forkant, og ikke minst avveie den mot tilbakemeldinger, produktivitet og sosiale faktorer underveis. Arbeidsoppgaver endrer seg, folk endrer seg og du endrer deg. Lytt til dette hele veien fremover, og vær svært obs slik at du ikke gror fast i en form som ikke fungerer optimalt over tid.
Husk også at mange trenger og bruker tid på å finne den arbeidsformen som passer dem, og vær åpen og fleksibel i forhold til deres behov for å gjøre justeringer. Husk også å ta hensyn til at ikke alle er egnet for eller ønsker å jobbe veldig fleksibelt.


Sørg for at hver lille dialog teller

Med økende grad av fleksibilitet i arbeidstid og arbeidssted vil du, enten du vil eller ikke, kommunisere sjeldnere. Eksempelvis vil de små samtalene i gangen bli sjeldnere når ikke alle er på samme sted til samme tid. Men når anledningen melder seg, så må du sørge for å ta deg tid og være fullt og helt tilstede.

Sørg for at hver lille dialog teller og å være helt tilstede når du er på jobb

Klare retningslinjer og mål for fleksibelt arbeid

Bedriften bør tydeliggjøre hva som er tillatt og ikke innenfor begrepet fleksibel arbeidstid. I et tidsystem legges dette til grunn i regelverket, og dette er klare regler som er til for å følges. Veldig mange selskaper sier at de støtter fleksibel arbeidstid, men ansatte oppgir likevel ofte at de opplever at hva som er tillatt og ikke er drevet av linjeleder og hennes/hans holdninger. Klare retningslinjer bidrar til å fjerne personlige holdninger fra å påvirke ansattes evne til å jobbe fleksibelt.


Ta det første skrittet

Evaluer dine behov og se det fra et fugleperspektiv: Hva kan forbedre de ansattes trivsel og produktivitet? Dette er det beste utgangspunktet for å bedømme om, og eventuelt hvilke områder av virksomheten som er best egnet for fleksibel arbeidstid.
Gjør det til en laginnsats også. Gi folk på alle nivåer i organisasjonen en mulighet til å dele innsikt før, under og etter gjennomføring. Bestem hvordan du vil måle suksess i forhold til fleksibel arbeidspolitikk og sett nye mål.


Støtt dine ansatte

Sørg for lederne er godt forberedt og sett forventninger også til dem. Del denne informasjonen som en del av en kommunikasjonsplanen for å holde folk fullt informert.


Start med en pilotgruppe

Test planen din ved å kjøre en pilot i småskala for en gruppe i en definert tidsperiode. Samle erfaringene og tilbakemeldingene, evaluer disse og gjøre endringer etter behov.



Ingenting i en bedrift er mer verdifullt enn tiden til dine ansatte. Forvaltes den på riktig måte, forvalter du også bedriften din på best mulig måte!



Ta gjerne kontakt med oss om du trenger rådgiving!

Lykke til!


Heartbleed og den virkelige trusselen

De fleste har nå antakelig fått med seg at det er på tide å skifte passord, men er kanskje litt usikker på hvor. Det beste svaret er over alt, men vi synes du skal tenke nøye igjennom hvordan du går frem.



Heartbleed!

Fakta: OpenSSL er et krypteringsbibliotek som sørger for sikker forbindelse mellom deg som bruker og en (altfor) lang rekke nettbaserte tjenester. Den 7. april ble det oppdaget en sårbarhet som fikk navnet “Heartbleed bug”. Denne gjør at hackere kan lese minnet til systemene som er beskyttet av OpenSSL og på den måten få tilgang til de hemmelige nøklene som benyttes til å kryptere trafikken mellom deg som bruker og systemene du bruker. På den måten kan dine passord og personalia lett komme på avveie. Og dette skjer helt i det stille, uten at noen merker det eller at det etterlater spor. Det mest alvorlige er at mange av systemene du bruker må oppdateres med en sikkerhetsoppdatering før det i prinsippet har noen hensikt at du bytter passord. Flere av de største tjenestene og nettverkene har nå bekreftet at de er oppdatert, hvilket betyr at det nå er på høy tid å bytte passord disse stedene.




Den virkelige trusselen

Det er ikke første gang passord kommer på avveie, og denne gangen som tidligere blir man oppfordret til å bytte til et sterkt passord som er vanskelig for noen å gjette seg frem til. Gjerne et passord som kombinerer tall, spesialtegn, små og store bokstaver. Det er vel og bra. Men i alt for liten grad er det fokus på viktigheten av å ikke benytte samme passord flere steder. Ja, du leste riktig. Du bør ikke ha samme passord noe sted!

Hvorfor det lurer du kanskje på? Særlig etter å ha kommet opp med et kryptisk passord, som du attpåtil faktisk husker?

“Hackers are breaking the systems for profit. Before, it was about intellectual curiosity and pursuit of knowledge and thrill, and now hacking is big business.”
Kevin Mitnick

Se da for deg at du jobber i bank og ellers lever et stille og rolig liv uten veldig mange profiler på nett. På Facebook har du imidlertid konto og er innom en gang i ny og ne. Du har nettopp endret passord på jobb og er så fornøyd med at du klarer å huske det at du ved første og beste anledning også endrer passordet på Facebook. Til den samme vanskelige kombinasjonen av tall og tegn som på jobb. FEIL!

Du leser i avisen at passordene til Facebook har kommet på avveie og skyndter deg med å logge på for å endre dette. Etter å ha kommet opp med et nytt og vanskelig passord (som du for ordens skyld noterer på en lapp), klapper du deg på skulderen og logger av. Deretter logger du på i banksystemet med det gamle passordet. FEIL!

-Hackere mangler kanskje et par viktige gener, men er sjelden spesielt dumme. Vil de inn i kontoen i banken (arbeidsgiver står naturligvis oppført på Facebook), har de nå ingen vanskeligheter med å finne epostadressen din på jobb (som ofte også fungerer som brukernavn) og så forsøke passordet de hentet fra Facebook sine servere sammen med denne.




Aldri samme kombinasjon mer enn et sted

Du skal aldri, aldri benytte samme kombinasjon av brukernavn og passord mer enn et sted. Det bør alltid være første bud og er vel så viktig som et sterkt passord.

Hvordan skal jeg huske alle sammen tenker du nå? Lag deg en regle “Dette er bare @nders sin NØKKEL pa33ord” og bytt ut “NØKKEL” med noe som identifiserer tjenesten, men helst uten at det blir for åpenbart. Eller gi opp å huske passord og bruk en tjeneste som fungerer like bra uansett om du er på pc/mac eller mobil. Det finnes flere gode løsninger på markedet for dette, som i tillegg genererer helt unike passord for deg for hver konto (hvilket er det tryggeste). Eksempelvis LastPass, 1Password og iAccounts.

Ikke enkle passord og aldri samme kombinasjon flere steder!

Hvilke tjenester kan potensielt ha lekket passord?

Nettstedet mashable.com har en god oversikt over hvilke tjenester som er utsatt og hvem av dem som er oppdatert, slik at du trygt kan logge på for å endre passord. Artikkelen og oversikten finner du i denne artikkelen hos Mashable.



“All they need to do is to set up some website somewhere selling some bogus product at twenty percent of the normal market prices and people are going to be tricked into providing their credit card numbers.”
Kevin Mitnick

Her bør du bytte passord (disse har tettet sikkerhetshullet pr.11.04.2014):

  • Instagram
  • Twitter
  • Pinterest
  • Facebook
  • Flickr
  • Dropbox
  • LastPass
  • Tumblr
  • TelenorNorwegian
  • Yahoo/Yahoo e-post
  • Aftenposten
  • Bergens Tidende
  • Adresseavisen
  • Fædrelandsvennen
  • Finn.no

Andre som Netflix og Wordpress har ennå ikke rettet problemet, så her bør du vente.
Disse ble ikke berørt av feilen: Altinn, DNB, Nordea, Skandiabanken, Sparebank1, Sparebanken Vest, Eika, Gjensidige.no, BN Bank, Landkreditt Bank, Komplett, LinkedIn, PayPal, Evernote, Jottacloud, Apple, Microsoft ,Hotmail,Amazon, eBay.
Men husk at selv om en tjeneste tilsynelatende ikke er berørt, er den ikke nødvendigvis sikker dersom du har brukt samme passord i denne, som i en av tjenestene som er berørt.
Vi gjør oppmerksom på at denne listen ikke oppdateres.



Fortsatt usikker?

Denne tjenesten sjekker nettsteder du er usikker på for deg: Heartbleed test

Videre vil nettstedet haveibeenpwned.com la deg angi en epostadresse eller et brukernavn for å se om du er blitt rammet av datainnbrudd på mer generell basis. Tjenesten indekserer brukernavn/e-postadresser fra store, kjente datainnbrudd og gir deg raskt svar på om ditt brukernavn eller epostadresse er å finne i listene. Er du litt aktiv på nett, vil du muligens bli overrasket.



tidBANK

For ordens skyld vil vi gjerne få legge til at de av dere som bruker tidBANK via våre skyløsninger ikke skal ha noen grunn til å frykte at passord har kommet på avveie. Vi benytter ikke OpenSSL. Imidlertid synes vi du skal tenke igjennom scenarioet beskrevet over. Har du benyttet samme passord flere steder, kan det kanskje være smart å bytte likevel.




Er det tyveri å se på OL i arbeidstiden?

- Se for deg at du på timebasis har engasjert en håndverker til å sette inn nytt kjøkken i leiligheten din. Midt på dagen setter han seg ned i sofaen din, skrur på TVen og følger intenst med på skihopping og deretter utfor. Han viser seg riktignok å være en multitasker av dimensjoner. Mens han ser på TV klarer han nemlig å sortere skruer og spiker i to pene hauger på stuebordet ditt. Han hevder det er en viktig og tidkrevende oppgave.
Kjøkkenet kommer til slutt på plass. Det tok to og ikke en dag slik han anslo før han begynte. Det kan du trolig leve med, men at han krever full timepris for begge dagene synes du antakelig blir for drøyt.


Synes du dette virker provoserende? I tilfelle synes jeg du skal lese videre.


ARBEIDSGIVER VS ARBEIDSTAKER

I situasjonen ovenfor er det du som er arbeidsgiver. Men hvordan oppfører du deg når du er i rollen som arbeidstaker?

For mange er det en selvfølge å kunne følge OL i arbeidstiden. Dagens teknologi gir oss OL-sendingene på TVer, PCer, nettbrett og smarttelefoner, og legger alt til rette for at vi skal få med oss gulløyeblikkene i sanntid. Tiden da vi måtte vente til kvelden med å se høydepunktene i sofakroken er tilbakelagt.

For mange av oss i alle fall. Det finnes stadig mange yrker der arbeidsoppgavene gjør det praktisk umulig å kunne følge med på samme måte. “Synd for dem”, tenker vi andre mens vi legger beina på bordet og heier idrettsheltene våre frem. Enten alene på kontoret eller sammen med kollegaer på pauserommet.

Senere på kvelden unnskylder vi oss overfor familien når det skal ryddes av bordet etter middag og barn skal kjøres hit og dit. -Vi har tross alt mengder med jobb. Jobb å ta igjen.

Er det tyveri å se på OL i arbeidstiden?

TYVERI?

For arbeidstakere med fast eller fleksibel arbeidstid spiller en del andre faktorer inn.

Har du en noenlunde fast arbeidstid og daglig bruker timevis av arbeidsdagen på å følge OL-sendingene, bør du kanskje vurdere å sette deg inn i rollen som arbeidsgiver.
Spesielt dersom du i tillegg er så heldig å ha en arbeidsavtale som gir deg kompensasjon for å ta igjen den tapte arbeidstiden på ettermiddag eller kveldstid. Jobben blir i det minste gjort. Men hvordan hadde du reagert dersom håndverkeren fra innledningen kom tilbake på kvelden for å ta igjen det tapte, og ikke bare skulle ha betalt, men også overtidsbetalt for kveldstimene.

LØSNINGEN

Løsningen er enklere enn du tror. I alle fall dersom arbeidsgiver har investert i et godt fleksitidssystem. Enten du sitter i kontorlandskapet på jobben, på hjemmekontoret eller stopper i veikanten for å se en OL-sending, har du alle muligheter til å registrere deg ut og inn igjen etterpå.

Med god samvittighet kan du da nyte OL-sendingene med alle sine gull, sølv og bronse til fulle! 

DU VET JEG HAR RETT

I en nasjon bestående av veldig mange idrettsstjerner og flotte forbilder, innser jeg at disse sammenligningene kan falle i dårlig jord. Men innerst inne vet du at jeg har rett.

Er du imidlertid en av de mange samvittighetsfulle personene som nøyer seg med høydepunktene på kvelden etter arbeidstid eller er så heldig å kunne registrere den faktiske arbeidstiden og ikke bare den fysiske tilstedeværelsen, må du gjerne kaste brannfakkelen videre.

Du finner regler for gjenbruk her. Henvis til oss og/eller gjesteblogger så blir vi glade. Ta gjerne kontakt hvis du er usikker eller har spørsmål.

Blogg


Dette er en blogg av tidBANK. Her samler vi relevante artikler om tid og tidsbruk generelt. Og om ansatte, ledere, HR og arbeidsliv spesielt. Har du en artikkel du synes passer inn, setter vi stor pris på om du kontakter oss.
Du er naturligvis hjertelig velkommen til å dele alt du finner på disse sidene med hvem du vil!

Følg oss

Her får du info om nye innlegg:

Emner

Tipsprovisjon! Vet du om noen som burde vært tidBANK-kunde?
Gi oss beskjed her