Fleksibilitet krever ikke mindre kontroll. Den krever bedre oversikt.

Jeg har fulgt hjemmekontordebatten de siste ukene med en blanding av interesse og litt undring. På den ene siden står ledere som vil ha folk tilbake på kontoret og peker på kultur, samarbeid, læring, innovasjon og behovet for at mennesker faktisk møtes. På den andre siden står ansatte – og en del arbeidsgivere – som mener fleksibiliteten har kommet for å bli.

Jeg har forståelse for begge sider. I Norsk Tid har vi ansatte som trives best på kontoret, andre som jobber klart best hjemmefra, og noen som ønsker å jobbe hos oss selv om de bor i en helt annen del av landet. Det har vi valgt å få til, ikke fordi kontoret er irrelevant, men fordi gode medarbeidere, gode arbeidsprosesser og riktig organisering er viktigere enn postnummeret arbeidspulten står i.

Folk fungerer forskjellig. Noen motiveres av mennesker rundt seg, korte veier til spørsmål og spontan sparring. Andre leverer best når de får ro, konsentrasjon og arbeidsflyt hjemme. Kontoret kan være fantastisk for samarbeid og læring, men fysisk tilstedeværelse er ingen garanti for noen av delene.

Derfor synes jeg mye av debatten hopper over et mer grunnleggende spørsmål: Vet virksomhetene egentlig når folk jobber, hvor de jobber – og hva arbeidstiden faktisk brukes på?

Hjemmekontor var lenge nesten et slags fravær

Dette er ikke noe jeg tror. Det er noe vi som leverandør av arbeidstidsløsninger erfarte gjennom mange år. Allerede fra begynnelsen av 2000-tallet møtte vi virksomheter hvor hjemmekontor i praksis ble behandlet omtrent som et slags legitimt fravær:

«Jeg tar hjemmekontor i dag.»

Og så forsvant medarbeideren fra overflaten omtrent som en russisk ubåt.

Ikke nødvendigvis fordi vedkommende ikke arbeidet. Problemet var at virksomheten ofte hadde overraskende liten oversikt over når det ble arbeidet, hvor mye og hvordan arbeidsdagen faktisk hang sammen. På kontoret fantes det i det minste noen synlige holdepunkter: Folk kom, gikk og ble sett. Hjemme forsvant disse signalene.

Det er lett å forstå at dette kan skape usikkerhet. Men løsningen på manglende oversikt trenger ikke være å kreve at alle sitter på samme sted. Det går også an å skaffe seg bedre oversikt.

Arbeid hjemme er fortsatt arbeid

Fra 1. juli 2022 ble særreglene om arbeidstid ved hjemmekontor fjernet. De ordinære arbeidstidsreglene gjelder dermed også når arbeidet utføres hjemme. Det høres kanskje selvfølgelig ut, men prinsipielt er det viktig: Arbeid er arbeid.

Arbeidsmiljøloven slutter ikke å gjelde fordi PC-en står på kjøkkenbordet i stedet for på kontoret. Arbeidsgiver skal ha oversikt over den faktiske arbeidstiden, og arbeid hjemme må inngå i samme helhetlige vurdering som arbeid utført på arbeidsplassen.

Det peker på en side av hjemmekontordebatten jeg synes får for lite oppmerksomhet.

Hva om problemet egentlig er det motsatte?

Mye av skepsisen til hjemmekontor ser ut til å romme et underliggende spørsmål: Jobber folk egentlig når vi ikke ser dem? Det er et legitimt spørsmål. Arbeidsgivere har ansvar for virksomheten, medarbeiderne og resultatene, og må selvfølgelig vite at arbeidet blir gjort.

Men manglende oversikt går begge veier. Hva om enkelte jobber mer enn de burde når de sitter hjemme?

Når reisen til kontoret forsvinner, skjer det noe med grensene rundt arbeidsdagen. PC-en åpnes litt tidligere. Et Teams-møte får gå litt lenger. Man gjør ferdig én oppgave til eller svarer på noen e-poster etter middag. Og når arbeidsroen først har senket seg og ting flyter, er det bemerkelsesverdig lett å tenke: «Jeg tar bare denne også.»

Ingen kø på E18. Ingen venting på perrongen. Og ingen NSB som sørger for at arbeidsdagen får en helt ufrivillig avslutning. Eller Vy, som det visst heter nå. Enkelte merkenavn sitter bedre enn rutetabellen.

Jeg tror heller ikke dette nødvendigvis skyldes dårlig samvittighet. Mange kunnskapsarbeidere liker ganske enkelt å få ting gjort. De setter pris på konsentrasjonen hjemme og bruker gjerne noe av tiden de ellers ville brukt på transport til faktisk arbeid. Det kan være fantastisk både for arbeidsgiver og arbeidstaker – helt til arbeidsdagen blir for lang.

Arbeidstid er også HMS

Arbeidstid handler ikke bare om lønn, overtid og timelister. Det handler også om helse og sikkerhet. Arbeidsgiveransvaret stopper ikke ved inngangsdøren til den ansattes bolig.

Hvor mye arbeides det? Når avsluttes arbeidsdagen? Når begynner den neste? Hvor mye merarbeid og overtid er akkumulert? Får medarbeideren nødvendig hvile? Det er spørsmål man ikke får bedre svar på ved å telle hvor mange dager vedkommende satt på kontoret.

Det er heller ikke tilstrekkelig å vite at «Tommy jobber hjemme i dag». Virksomheten må kunne se arbeidstiden i sammenheng over dager og uker. Det er dette gode arbeidstidsdata skal hjelpe virksomheten med – ikke å kontrollere om noen sto ved kaffemaskinen klokken 09:07.

Fra kontroll til oversikt

Ordet kontroll har fått en litt uheldig klang i hjemmekontordebatten. For meg handler dette ikke om å følge med på om noen er «grønne» i Teams. Det handler om oversikt.

Virksomheten bør kunne vite hvem som faktisk arbeider, hvor arbeidet utføres, når det arbeides, hva arbeidstiden brukes på der dette er relevant, og om arbeidstidsbestemmelsene overholdes. Det er styringsinformasjon.

Og jeg tror faktisk at bedre oversikt kan gjøre det lettere å tilby mer frihet. Hvis arbeidsgiver vet at arbeidet blir gjort, arbeidstiden håndteres forsvarlig og leveransene fungerer, blir behovet mindre for å bruke fysisk tilstedeværelse som en slags stedfortredende kontrollmekanisme.

Kanskje deler av hjemmekontordebatten forsøker å løse et informasjonsproblem med geografi.

Bedre oversikt har flere bruksområder

Arbeidssted er ikke bare interessant i diskusjonen om fleksibilitet. Tenk på en helt ordinær arbeidsdag: Virksomheten har 100 ansatte. 72 av dem er registrert på jobb. Men hvor mange av disse 72 befinner seg faktisk i bygningen?

Hvis hjemmekontor bare finnes som en løs Teams-melding, en kalenderavtale eller noe medarbeideren nevnte dagen før, kan svaret være overraskende uklart. Ved en evakuering eller annen beredskapssituasjon er det nyttig å vite hvem som faktisk forventes å være fysisk til stede. Det er ikke spesielt sexy, men den dagen man trenger informasjonen, er den ganske interessant.

Det finnes også en langt mindre dramatisk grunn: kontorarealer er dyre. Hvis en virksomhet har 100 ansatte, men historiske data viser at det sjelden befinner seg mer enn 55–65 mennesker på kontoret samtidig, er dette verdifull informasjon når neste leiekontrakt skal diskuteres.

Hvor mange arbeidsplasser trenger vi egentlig? Hvilke ukedager har høyest belastning? Trenger alle faste plasser? Hvor mye møteareal trenger vi? Hvordan har arbeidsmønsteret utviklet seg? Det er et bedre beslutningsgrunnlag enn: «Jeg synes det virker litt tomt her på fredager.»

Data slår magefølelse ganske ofte.

Vi har naturligvis en interesse i dette

Jeg skal ikke late som jeg observerer dette helt uten kommersiell interesse. I Norsk Tid utvikler vi tidBANK. Arbeidstid, fravær, arbeidssted og fordeling av arbeidstid er omtrent så midt i vår gate som det er mulig å komme.

For oss er hjemmekontor først og fremst én ting: Et sted man arbeider.

Arbeidstiden hjemme inngår derfor naturlig i den samme oversikten over arbeidstid, hvile, merarbeid, overtid og øvrige arbeidstidsbestemmelser som arbeid utført på kontoret. Samtidig kan virksomheten registrere hvor arbeidet faktisk utføres.

Og fordi tidBANK også kan knytte arbeidsdagen tett sammen med hva arbeidstiden brukes på – prosjekt, aktivitet, kunde, arbeidsordre eller andre dimensjoner – blir ikke spørsmålet bare «Var du på jobb?», men også: «Hva brukte vi tiden på?»

Det gir et langt bedre beslutningsgrunnlag enn å telle biler på parkeringsplassen.

Kanskje vi stiller feil spørsmål

Jeg tror ikke det finnes ett riktig svar på hvor mange dager mennesker bør arbeide hjemme. Noen ønsker kontoret, noen trenger kontoret, andre arbeider best hjemme. Og enkelte av de beste medarbeiderne en virksomhet kan få tak i, bor kanskje flere hundre kilometer unna nærmeste kontor. Da synes jeg det er litt synd om geografien alene skal bestemme om de kan jobbe sammen.

Det er heller ikke slik at ansatte bare er individuelle produksjonsenheter. Kultur, samarbeid, læring og fellesskap betyr noe. Kontoret har en viktig funksjon, og noen typer arbeid blir bedre når mennesker faktisk møtes.

Men fysisk tilstedeværelse er ikke det samme som god ledelse. Og fysisk fravær er ikke det samme som manglende arbeid. Hvis den viktigste måten virksomheten vet at folk arbeider på er at man kan se dem, har virksomheten kanskje et større styringsproblem enn et hjemmekontorproblem.

Kanskje spørsmålet derfor ikke først og fremst bør være «Hvordan får vi folk tilbake på kontoret?», men heller: «Hva trenger vi faktisk å vite for å kunne gi mennesker frihet til å arbeide der de fungerer best?»

Hvis vi klarer det, tror jeg vi kan gi mennesker betydelig større fleksibilitet uten å gi slipp på arbeidsgiveransvar, HMS, produktivitet eller nødvendig styringsinformasjon.

Fleksibilitet krever ikke mindre kontroll. Den krever bedre oversikt.

Nevnte jeg forresten at vi ansetter? 🙂

Tommy Flovild Engebretsen er daglig leder i Norsk Tid AS. Han har siden 1995 arbeidet med arbeidstid, arbeidsprosesser og utvikling av digitale løsninger for arbeidstidsstyring.